オフィスからFAX機を撤去し、代替手段を模索した話！

皆さんのオフィスでは、FAX機を使用していますか？
自分のオフィスでは、とうとうFAX機を撤去しました。

FAX自体の利用頻度が非常に少なくなったのと、FAX機自体が故障したタイミングが重なったのが廃止し撤去した理由でもあります。

ただ、FAX自体は日本でビジネスをする上で、100%無くすのは難しい問題です。
なぜなら、ビジネスでFAXの利用率98%と、今現在でも高い数字となっています。

FAX機自体を撤去しても、ビジネス相手には同様の手段でコミュニケーションを図る必要があります。
そこで、オフィスからFAX機を撤去し、代替手段を模索した話です。

FAX機維持のコストはかなり大きい

そもそも、FAX機を設置し維持していくのには、結構コストが掛かります。

FAX機をオフィスに置いて、維持・利用していくにはそれなりのコストが掛かってきます。

特に起業をする時などの初期投資としては、結構馬鹿にならない金額が必要になります。
もちろん、個人事業主やSOHOなどにとっては、このFAX機を維持していくのも無駄なコストになることもあります。

自分のオフィスでは、FAX用の電話回線にインターネット回線を別途1回線利用（完全なFAXのみ利用と言う訳ではありませんが）していたので、大体月額6,000円程の固定経費が掛かっていました。

特にFAXの利用頻度が多かった頃はあまり無駄なコストとしての意識がありませんでしたが、見積書や請求書などをメール添付で送信する機会が多くなって、FAXの利用頻度が少なくなってくると、このFAX機維持に掛かるコストが非常に無駄に思えてきました。

もちろん、FAXの利用頻度が少なくなってくる事で、トナー・インク代やコピー用紙代のコストは低くなってきますが、ほぼ固定経費となっていた電話回線・通信代のコスト（オフィスによってはFAX機本体代も）が余計に大きくなってきます。

丁度、FAX頻度が少なくなってきたタイミングで、FAX機自体が故障したので非常に考えさせられました。
利用頻度が少なくなってきたFAX機を新調して導入するよりも、いっその事FAXを廃止して撤去した方がいいのではと。

自分のオフィスの場合、ビジネスでのFAX受信自体は非常に少なく（月10枚あればいい方で、FAXによるDMがとても多いのが現状）、また、FAX送信自体も少ない。

ただ、FAX受信自体はビジネス相手に伝える事でメールによる受信に代えられるのですが、注文などの場合にはFAX送信が必要になってくる場面がまだあります。
そこで、FAX機を撤去する代わりに、その代替手段を考えなくてはなりません。

FAX機の代替手段

FAX自体は100%利用しないと言う訳にはいかないので、代替手段を色々と考えてみました。

これらの代替方法が考えられます。

コンビニでFAXを利用する方法

今やどこにでもあるコンビニを利用して、FAXを利用する方法が考えられます。
コンビニ内に置いてあるマルチ複合機にFAX送信したい書類等をセットして、後は送信先の電話番号を入力して送信ボタンを押すだけ。

実は、クロネコFAXというサービスを利用する事で、コンビニでFAX受信が実現出来ます。
ただし、この仕組みを利用するには、FAXを送る側にも少し負担が掛かるので、ビジネス上で利用するには現実的では無いです（面識が無い相手の場合）。

FAX送信する機会しか無いという場合には、月に送る枚数にもよりますがコンビニでFAX送信する方法が一番コスト的に抑えられそうです。

インターネットFAXを利用する方法

以前からインターネットを利用して、FAXの送受信を行えるサービスは知っていました。
今回のFAX機撤去を機会に、色々調べてみたら非常に便利に使えるサービスがありました。

初回30日間無料トライアルが利用でき、基本料金も1,500円程度でその利用料金内に送信150枚分・受信150枚分（A4サイズ）が含まれているeFaxというインターネットFAXサービス。

以前から知っていたインターネットFAX系のサービスだと、使える電話番号が050から始まるIP電話の番号だったので躊躇していましたが、eFaxだと各都道府県別の市外局番から選択出来るのも非常に便利なところです。

利用方法もサーバー側にメールを送る形でFAX送信でき、そして、メールにFAX受信した内容が送られてくるので、通常のFAX機を置くのに比べて余計なランニングコスト（コピー用紙代・トナー・インク代・通信料）が掛からないので、大量にFAX機で送受信する機会が多い場合でもランニングコストが抑えられます。

まとめ

FAX自体の利用頻度が非常に少なくなったのと、FAX機自体が故障したタイミングが重なったのが廃止し撤去した理由でもあります。

FAX機自体を撤去しても、ビジネス相手には同様の手段でコミュニケーションを図る必要があります。
そこで、代替手段として下記の方法が考えられます。

自分の場合は、インターネットFAXを利用する事で月当りのFAXに掛かるコストが約6,000円から約1,500円と大幅削減に繋がりました。
何気に、外出先でもメールでFAXの確認が出来るので、非常に便利になったのでこれからFAXを導入したい方にオススメしたいです。